真正的PPT高手,都有这8个习惯!(文尾资料下载)

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  作为一名职场人士,PPT是我们日常工作中经常用到的一款软件。

在职场中有这样一句话“会Word的不如会Excel的,会Excel的不如会PPT的”。

个人认为这句话有些片面,毕竟无论是Word、Excel还是PPT,其功能不同所发挥的价值也不同,所以并不存在孰重孰轻之分。

但换一种角度理解,这句话又有一定的道理“用PPT最多的通常都是领导”,毕竟让领导去亲身做一些Word版的报告或者做一些Excel数据分析,不大实际。

由此可见,对于职场人而言,能够制作一份高质量的PPT已然成为必备技能。

经常有朋友问我“大侠,如何才能制作一份高质量的PPT呢?”

  说句心里话,这个问题既简单也复杂。

说简单,一句话就可以解决“多看、多练、多想”——

  而说复杂是因为“一个优秀的PPT设计者,需要具备三个特点——

对美的认知:一个人只有懂得发现美、欣赏美,才能创造美。对功能的熟悉:对PPT的功能的熟悉和掌握是设计一份高质量PPT的前提和基础条件。好的操作习惯:PPT高手与小白之间最大区别就在于操作习惯的差距,高手善于使用快捷操作方式,而小白往往对基本的操作都不甚了解。

今天,与您分享的内容就是第三点——PPT高手常用的一些操作习惯。

01、习惯一:批量替换字体

在PPT制作中,我们通常会使用一些字体。而如果我们想更换字体,通常的做法就是选择文字,然后选择目标字体即可。少量情况下,这种方法尚可,但当PPT的页数及文字较多时,这种方法效率就有些低下了。

而PPT高手的习惯就是批量替换字体,操作步骤:开始——替换——替换字体。具体操作如下:

  02、习惯二:定时保存

对于许多制作过PPT的朋友而言,最痛快的事情往往并非制作PPT本身,而是花了很多时间和心思,辛辛苦苦制作一份PPT,眼看就要大功告成,结果因为一些意外事件的发生(如电脑死机、没电等等)导致最终成果不翼而飞。相信,对于有过这种经历的朋友来说,那一刻内心深处的痛苦和愤懑简直无法用语言来形容。

对于许多PPT高手而言,有一个非常重要的习惯——就是定时保存。

这里所说的定时保存有两种方法:

方法一:定时手动快捷保存,也就是我们通常说的“Ctrl+S”,制作完一页PPT或一个动作后,习惯性地手动保存一下。

  方法二:调整自动保存时间,PPT本身是有自动保存功能的,只是默认时间过长,因此我们需要缩短自动保存时间。设置步骤:文件——选项——保存——保存自动恢复信息时间间隔——调整时间为1分钟。

具体操作如下:

  03、习惯三:增加后悔药

人生是一个在不断选择中前行的过程,每一步选择,都决定了我们未来一段时间甚至一生的路。而每一次选择都是独一无二,也都将无后悔可言。

而在PPT的设计中,我们却有多重选择的路径,许多不完美的结果我们可以推倒重来,重新开始。对于一个不满意的操作,我们通常的做法就是撤销,PPT的默认撤销只有十几次。而PPT高手通常的做法有两步:

一是增加自动撤销次数,设置步骤:文件——选项——高级——编辑次数,最多可以增加到150次

  二是使用快捷操作键——Ctrl+Z

  04、习惯四:对齐设置

PPT设计中有一个排版原则叫作“对齐”原则。指的是页面中的元素无论多还是少,只要将元素进行对其处理,页面排版瞬间提升一个档次。

PPT高手作为擅长使用的排版方法往往也是对齐。举个例子,如下面这页PPT:

  PPT页面中的文字很多,且文字排列参差不齐。我们只需进行“左右或居中对齐”处理,PPT页面看起来会立刻美观许多。如下:

  05、习惯五:默认设置

许多朋友在制作PPT过程中,通常的习惯是:插入文本框或色块,然后在进行相应的文字、色块处理。

而PPT高手的处理之道是“默认设置”。何为“默认设置”?顾名思义,就是设置为默认的格式。

  这里所说的默认设置通常有两种类型:文本框的默认设置、色块的默认设置:

  06、习惯六:两把刷子的使用

PPT高手还有一个非常重要的习惯,就是善于使用两把刷子。所谓两把刷子,指的就是格式刷和动画刷。

  用好这两把刷子可以大大提升我们制作PPT的效率。

举个例子,如下面的这些操作——

第一个格式刷操作:

  第二个动画刷操作

  07、习惯七:组合设置

在PPT中有时页面元素过多时,想整体调整元素的位置显得有些力不从心。而高手的处理方法就是利用组合功能,快速实现组合后,再进行调整。通常操作如下:

快捷键的使用:高手常用组合快捷键Ctrl+G

  组合后的调整与拆分处理:具体处理方法如下——

  08、习惯八:文件备份

很多时候,我们制作完一份PPT后,由于种种原因而一时间无法找到或丢失。对于很多人而言,那一刻或许用“欲哭无泪”形容再适合不过了。

PPT高手设计完PPT后还有一个非常重要的习惯,就是对文件进行备份,具体操作如下:

  不同格式备份:PPT制作完毕后,保存为PPTX、PDF格式两种类型。因为有时候你所制作的PPT在你的电脑上播放或许没问题,但换一个电脑可能就无法播放,PDF格式的储存就避免这一情况的发生,在万不得已的情况下,PDF格式也能起到救场的作用。不同路径存储:制作完毕后,记得将PPT存储到U盘、云盘,甚至手机等各一份。请记住,即便再好的电脑、再好的U盘、再好的记性都会有出现纰漏的时候,特别是对于一些重要场合的PPT,尤为关键。用好快捷搜索:有时一份制作好的PPT在电脑上找不到,很大一种原因是你的电脑资料存放太杂乱。因此,推荐一款非常不错的文件查找神器“Everything”,关于这个神器究竟有多强大,在这里不过多讲解,您不妨亲自动手尝试一下。文:燕归来(如有异议,请联系小编删改)小编推荐:

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