这年头,职场新人做完PPT,领导看都不看就先疯狂diss

想当年我还是个新人的时候(现在也不老哈),经常要熬夜才能做完工作总结 PPT,好不容易搞定发给领导,没想到领导还没打开看,就先把我 diss 了一顿:

能别用「工作总结.pptx」来命名文件吗???要是所有人都照你这样命名,根本分不清哪份文件是谁的!

原来,连最简单的文件命名,都很容易让人踩坑。

这年头,职场新人做完PPT,领导看都不看就先疯狂diss

后来工作了一段时间才知道,当我们把 PPT 发给其他人,有好多要注意的职场基本礼仪规范!

话不多说,一起来盘点下 ↓↓↓

01

文件命名

做完 PPT 后,若只是存在自己的电脑里,用「个人介绍」、「工作总结」来命名,自然不会有太大问题。

一旦要发给其他人,就得注意在文件名中加上自己的姓名。

这年头,职场新人做完PPT,领导看都不看就先疯狂diss

不然就会像开头说的那样:要是所有人都照你这样命名,根本分不清哪份文件是谁的。显得多不专业呀。

另外如果每次做总结,都偷懒直接用「工作总结」这四个字来命名,到头来我们的文件夹只会出现一堆名称为「工作总结(1)」、「工作总结(2)」、「工作总结(3)」的文档。

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每到年中、年末,当我们需要复盘过去几个月的工作成果时,可就头疼了——

我只是想知道去年 10 月份对接的项目数,却要打开所有总结 PPT,一个一个地找!

后来我偷偷瞄到了同事的电脑,看到人家都是这样命名的:

这年头,职场新人做完PPT,领导看都不看就先疯狂diss

即用「什么时候、是什么、谁」来命名 PPT 文件。

当然,命名方法也不是唯一哒,如果大家有更好的方法,欢迎在留言区分享出来~

通过以上这种方式命名,不管什么时间、什么类型的 PPT,我都能一秒检索到!

顺便推荐一款快速检索文件的工具:Listary

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▲下载地址:

Home

我们只需双击键盘上的【Ctrl】键——输入文件关键词,就能找到想要的文件,整个过程不超过 5 秒~

02

素材整理

这年头,应该不会有同学做 PPT,啥文字、图片、图标、视频都不用吧?

像我这种不用素材就心痒痒的人,每做完一套 PPT,都要用到好多好多素材,方便起见,下载来的素材我都是随手丢在桌面上。

一做完 PPT,直接把素材拖进回收站就完事了。

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可谁知,PPT 发出去后,经常有同事来问:这个 logo 可以发我一份高清的吗?秋叶大叔这组形象照能打包给我吗?

谁让 PPT 里导出的图片画质会被压缩呢,我只好再去回收站里扒原图 T T 一来二去浪费了好多时间。

现在做 PPT,我都会专门建一个文件夹,把这套 PPT 里所用到的文档、图片、图标、视频全丢进文件夹里:

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一家人就是要整整齐齐~

你以为整理素材到这里就完事了吗?

前不久我收到一份 PPT,不过 10+ 页内容,居然有大几百兆!

传输速度慢不说,打开运行,差点没把我的小笔记本电脑累断气 T T

原来是作者在做 PPT 时,习惯将一些元素丢在页面灰色区域,有些是色卡,有些是以为要用最后却没用上的图片/文字/视频……

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这年头,随随便便一组高清无码的图片、视频,大小就几十兆,把这些不用的素材堆在角落,会让文件增大许多,同时导致运行速度变慢。

所以强烈建议大家把「最终版 PPT」发给同事之前,将所有页面灰色区域的元素都删除(求你们了)~

那些「以为要用最后却没用上的素材」,整理放进文件夹就好啦。

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这样不管是自己找素材、运行 PPT,还是给同事发 PPT,效率都高得飞起!

03

字体嵌入

说到素材整理,可别忘了 PPT 里最重要的素材之一:字体安装包。

多少次发 PPT 给同事/接收同事的 PPT,因为没有安装对方使用的字体,一打开要么乱码,要么所有高大上的字体通通被打回原形:

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其实我们只需要在整理文件时,把字体安装包一起放进文件夹就好,更便捷一点的方法是「嵌入字体」。

操作步骤:

点击工具栏中的【文件】——单击【选项】——在弹出来的窗口中,单击【保存】——选择【仅嵌入演示文稿中使用的字符(适用于减少文件大小)】:

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▲ 点开大图更清晰

这样一来字体就被牢牢地嵌入 PPT 文件中啦~

04

文件备份

想要更好地安放素材,仅靠整理文件夹还远远不够。

我就经历过电脑崩溃、导致文件丢失的「劫难」。有位同事比我还惨,出差时整个电脑包都被人抱走了!

电脑存储的一堆文件没了不说,他给女朋友做的情人节快闪 PPT 也一去不返,为此据说罚跪了好几天搓衣板。

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要想让文件不丢失,特别是那些重要的、需要永久保存的文件,建议大家用移动硬盘+云盘双保险的方式备份。

通过移动硬盘备份,换设备/共享文件时,就算没联网、网速慢,我们也能很快获取需要的文件。而通过云盘备份文件,哪怕没带电脑/移动硬盘,我们直接登录云盘账号、下载文件就好。

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有次大半夜的,我突然被领导的夺命连环 call 叫醒——第二天早上推送的文章里,有页 PPT 需要修改!

我:???文件可都在公司电脑里诶。

好在我突然想起,公司电脑里下载了坚果云,平时都是自动备份文件哒~

在我不注意的时候,人家可兢兢业业地在后台帮我同步文件呢。

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此外,云盘还能大大提高我们和同事之间在线协作的效率。

当同事找我们要某份文件时,直接丢云盘链接,或是在云盘里把对方设置为协作者,能让我们显得专业又高效。

这里推荐一款云同步文件、提高协同办公效率的软件:

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▲ 下载地址:

https://www.jianguoyun.com/

俗话说,文件同步一时爽,一直同步一直爽~

PS:对云盘存储空间和下载速度,有更高要求的同学,建议花小钱钱开个会员~

05

临时文件夹

有些文件还没重要到「整理」、「分组」、「备份」的地步,比如临时通知、二次整理的素材,或是做 PPT 时一连下载了好几组图标,最后只用到一组……

我们习惯的做法是用完就立刻删除,一些患有桌面洁癖症的同学,更是不能忍受桌面上有废弃素材。

可是问题很快就来了,有几次我明明已经把 PPT 发给同事,第二天对方却告诉我没收到/没有及时看消息,文件已过期。我……只能再重新做一遍了。

后来我算是学聪明啦,知道在桌面上建立一个临时文件夹,把那些临时用到、不需要备份的文件暂存在桌面:

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只需要定期清理下一周前的临时文件就好啦~

(假装自己是一条分割线)

以上就是我们在给别人发送 PPT 文件时,一些最基本的职场礼仪。

简单总结一下下:

❶ 文件命名

❷ 素材整理

❸ 字体嵌入

❹ 文件备份

❺ 临时文件夹

希望这些「血与泪」的教训,能够对大家有所帮助,提升办公效率,实现高效协作!

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