工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

大部分的职场人都有用PPT做课件的习惯,为什么你做出来的课件会被别人说看不懂?为什你的课件要来回反复的修改?

出现这些问题的根本原因不是因为你不会操作软件,而是你没有制作PPT的思维。

今天的文章就是要帮你建立全局的PPT制作思维,也是针对于职场中的大多数人所写,所以里面不会有高深的设计手法,只有7个关键动作。

一、受众,是谁在看我的PPT?

工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

开始动手制作之前有一个问题是你必须要想明白的,是谁在看我的PPT?

如果是上课,PPT的观众就是学生;如果是汇报,PPT的观众领导;如果是投标,PPT的观众就是客户……

PPT传递信息的属性天然导致了制作一份PPT至少要考虑两方面的人,讲者和观者。

观者能不能看懂?容易理解吗?怎样能让观众更好的理解PPT中的内容?这是做PPT的人首先要考虑的问题。

其次,如同我们做一件事情的时候会给自己定目标一样,做PPT也是。

想一想你做这份PPT的目的是什么呢?我所准备的所有东西都要放进去吗?这段内容会影响我的目的吗?

可以说,一切没有目的的PPT都是耍流氓。

真的是有人做PPT是不考虑读者感受的。

每当我自己带着这样的问题去做PPT的时候,感觉我真的克制了很多。

二、定位,两种PPT类型选那种?

工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

通常我们见到的PPT有两种类型,工作型PPT与演讲型PPT。

他们各自有什么特点呢?

工作型PPT的极端案例就是报告,通常报告类型PPT是不需要给别人讲的,只要能看懂,这就要求里面包含的信息多而全。

演讲型PPT的最典型的例子就是发布会,这类PPT通常比较炫酷,里面通常包含的就是一些金句,一些关键的数字、图片等。因为他是配合演讲人使用,所信息是不需要所有都放进去。

你的PPT该选哪种类型呢?

当你看到这两种类型PPT的名字其实就已经有了答案,

是在工作中还是在演讲中?根据这个初步的判断先来给PPT定一个基本的调性。

至于具体的页面还需要具体内容具体分析。

那么,哪些东西要放到PPT中呢?

三、内容,所有东西都要放到PPT当中吗?

工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

可以直接了当的回答,不是。不是所有的内容都要放到PPT上。

那什么信息是要放上去的呢?我觉有三点是你必须要放的。

  • 金句、观点、想要让观众记住的东西
  • 论证观点需要的数据、表格、图表等
  • 语言表达困难的东西,如图片、图表、地图等

起到连接性的文字也建议放进去,如目录、第几部分。放这些文字的目的是为了让你的读者能够找到目前所处的位置。

四、结构,PPT需要有结构吗?

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搭建PPT结构最常用的工具就是“金字塔结构”

是什么呢?有点像小学写作文时候老师说的总分结构。

工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

我们来看一张图,最上面是中心论点,下一层是分论点、再下一层是论据。利用这样三个层次的结构来设计PPT整体的结构。

例如我们今天的分享,中心论点就是“工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维”,分论点就是7个模块当中的每一个,例如“受众、定位、内容、……”。接下来每一块中的细节就是论据。

以上是利用金字塔原理来搭建PPT整体架构的,其实每一页PPT可以遵循金字塔原理的。

每一页怎么做呢?你记住这四个字“结论先行”。就是我们把结论摆在上面,然后下面是分论点与论据论据。

当然我们今天介绍的金字塔原理这部分只是粗浅的入门知识,想要详细了解可以《金字塔原理》这本书。

五、形式,定风格+定基础版式

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通过以上5个步骤,我想你的PPT内容已经梳理的非常清楚了,接下来就是正式的PPT设计制作环节了。

这个时候我们来回忆一下,你自己是怎么制作PPT的?

三年之前我是这样制作PPT的。不管内容是什么,我会先去网上找PPT模板,然后模板下载下来之后直接往PPT里面填充信息。

一方面找模板、选模板会耽误一些时间,另一方面就是模板里面的样式很难拿和自己的内容匹配。

现在我制作PPT的方式已经变了,分享一下我自己的步骤,我会用导图工具梳理PPT的内容,接下来一步是根据内容设计风格和基础版式。

1、定风格

“首页、目录、过渡页、结尾页”这四页是一份PPT中最有风格的页面,从这几页当中我们就可以观察出PPT的整体调性。

定风格就是要确定这几页的样式,匹配合适的风格是这个步骤的难点。我们有两个方法可以使用,

第一个方法就是利用别人设计好的页面,也就是找模版。

下面是某PPT模版网站的对于PPT的分类,我们就可以按照这个分类对应自己想要制作PPT的样式去查找。

工作型PPT制作的7个关键动作,帮你建立全局PPT思维

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第二个方法就是找人定制专属于你自己内容的PPT模板。

2、定基础版式

怎么理解呢?其实就是设计几种基础的内容版式。

从页面上放的内容上做个基本分类,文字、图片、图表、逻辑图等。

那么针对这些我们就可以设计固定的版式,就用我之前参加秋叶PPT与微软合作的“我给母校送模板活动”的模板来举例,我其实就是按照这样是逻辑来设计的页面。

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文本页面

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逻辑图页面

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图表页面

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图片页面

我做这个模板的时候做了多个不同的版式,其实做我们自己PPT的时候用不到这么多的版式。

前面已经梳理好了要放哪些内容,那么就根据前面梳理的结果来设计版式就行了。比如最常用的页面是在里面放一句话,就可以做一个一句话的版式,然后后面的一句话内容都按照这个版式来制作。

同样一页PPT放一张图片的情况是不是也可以做出来,图表的版式也可以做出来,之后就都按照这个版式制作就好啦~

这个就是我说的基本思路,定版式和基本内页版式。

六、操作,将对应内容放到PPT内

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这一部分基本就是操作PPT的问题,网上有很多讲操作的视频这里就不多说了。

七、检查,统一、统一、再统一

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到了这一步你的PPT基本已经完成90%了。还有10%的工作要做,那就是核查,

都要核查哪些内容呢?

1、整体逻辑是否合适,是否有缺页少页

2、同一级别形式是否统一,比如都是一段话文字,字体、大小颜色是不是一样的。

3、图表色色彩是否统一

4、是否有错别字等

……

以上呢就是今天分享分7个关键步骤,分别是“受众、定位、内容、结构、形式、操作、检查”,希望能给你的PPT之路提升一个台阶。

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