纯干货:如何快速高效地做好一页PPT?

网上教大家写PPT的教程其实很多,但我发现都比较笼统。写这篇文章的初衷是我自己的一个感受,任何一份完整的PPT都是一页一页做起来的。就像盖房子一样,只有把每一块砖都砌好了,才能有后面的宏伟楼宇。

这类PPT在咨询公司使用的比较多。目的是展示事实,归纳因果,总结洞察,提出方法。这一类PPT通常不会要求有多绚丽,色彩多丰富,图片多漂亮,但一定要整洁,清晰,有条理。

很多人有一个误区,觉得PPT做的好看老板就觉得你行,这是本末倒置。好看的前提是你的内容正确精炼。否则,再漂亮的PPT做出来只是一个花架子而已,并不能有效传递你想表达的观点。下面两张PPT,第二张虽然美观程度不及第一张,但懂行的人一眼就辨别地出来哪一张更有价值。

在文字逻辑型PPT制作中,有一条至关重要的准则:文字永远优先于图形。文字才是你表达观点最直接的武器,图形永远只是起辅助理解的作用。

在制作一张PPT之前,首先要想好这张PPT上面的文字要写什么,是否足够精炼,不同层级的文字之间逻辑关系如何。也就是你这张PPT的目的是要传递给受众怎样的信息。一张PPT只能传递一个信息(即标题),超过一个信息点就要分成几张来做。

我通常在制作一页文字逻辑型PPT之前,会先在一张空白PPT上把这一页需要阐释的内容罗列出来。然后进行精简和缩句。

比如,下面我要开始做一张PPT,目的是展示汽车消费者在购买汽车的过程中经历的不同筛选阶段。那么首先我会用一段文字来描述这个过程,如下:

上图就是我的这张PPT所要呈现给观众的内容,通常作为草稿。没有排版,字体也没有调整,文字也比较啰嗦,但这就是这张PPT的核心内容,我需要植入在观众脑海里的就是这一段信息。在确立了这段核心信息之后,我接下来做的只有两个工作,精简信息和排版布局。

精简信息,就是对之前的核心内容信息进行逻辑分层。我们很容易看出来上图中的内容属于典型的先后逻辑顺序,那么我们用不同的颜色来对这段内容信息进行逻辑区隔,得到如下结果:

至此,我们完成了对这一页PPT核心内容的信息精简提炼工作。稍微提醒一下,逻辑分层是一个至关重要的方法。很多时候我们面对PPT手足无措不知道该怎么写的时候,就是因为对信息并未进行过滤处理,导致不清楚究竟要放怎样的信息上去。通常逻辑分层有两种方法:先后顺序和分门别类。上图的信息就属于典型的先后顺序。而分门别类是将具有相同属性的信息归为一组,道理一样,这里就不做详细说明。

另外请记住一点,每一页PPT只能说明一个信息,这个信息必须放在标题。标题之下所有的内容都必须支撑说明这个信息,与标题无关的信息一律剔除。

模板,网上能下载的有很多,这里不一一介绍。我的习惯是自己做一张模板,自己调节配色等等。这些网络也有教程,这里推荐一个专门帮助你配色的网站:

可以通过移动鼠标来获得最佳的配色方案。(记住这个网站上显示的颜色数字需要转换成RGB数值,在PPT里才好设置)。

比如还是上面那张PPT,我们使用这套配色方案,开始进行一点改变。首先调整背景颜色和字体颜色。

然后更改字体。注意,PPT里不要选择宋体,不好看。网上有很多字体下载,譬如方正兰亭,造字工房等,都是很好看的中文字体。

如果你没有学过设计(比如像Boy我),就没必要纠结于花样好不好看。只要呈现出来的信息干净整洁,有条理,让人一目了然,那么你的PPT就成功了。最简单的办法就是……

4. 根据逻辑顺序在PPT上进行排版布局,并选择合适的字体和模板。记住,对齐是最快捷的美化方法。

所谓视觉图片型PPT,是相对于文字逻辑型PPT而言的。如果说文字逻辑型PPT是干货,让你聚精会神地获得大量信息,那么视觉图片型PPT起的作用是:铺垫,暂停,休息和总结。比如引起观众对接下来内容的好奇,比如看完前面十几页内容后来一个短暂的放松,比如引发观众的思考和联想等等。

而做好视觉图片型PPT的关键在于,选图要选的好。选择一张漂亮的图你的这一页PPT就成功了一大半。

因为图片永远只是起辅助作用,文字才是你的核心。填充物太多的图片会让人失去焦点,图片中充斥着密密麻麻的元素会极大干扰观众对于你文字的关注。要选择构图结构简单有规律,留白多的图片,这样也好放置你的文字内容。比如下面这两张:

前面说了,图片是对文字的辅助说明,所以PPT上的文字最好能和你选择的图片形成某种潜在的呼应。看下面几张PPT,我解释一下当时选择这些图片的思路:

(这张PPT是抛出一个问题,如何建立品牌,脱颖而出。中间抬头的那盏灯正好呼应“脱颖而出”这一点。)

(这张PPT的核心信息是“对比”,因此左右两张图片首先在色调上就有明显的区隔。左边文字的主题是想象力,因此选择一张风景图片,配以相框来突出从梦境到现实的转化。右边文字的主题是压力,因此选择一张工厂冒着浓浓白烟的图片,营造出压抑感。)

(这张封面PPT之所以选择这张图片作为背景,是因为当时客户的老板比较有趣,喜欢 “地震高岗,一派西山千古秀;门朝大海,三河合水万年流” 的文字风格,所以特意选了这张。所以说制作PPT时也需要把握客户的偏好和口味噢~)

(这张PPT是放在一场分享培训会的结尾,作为台上问答环节的展示页。选这张图片是因为前面讲的内容比较多,观众需要暂时舒缓一下情绪,放松身心,此时这只萌萌的小狗和Q版的文字就起到了很好的放松效果。)

还是那句话,不要因为图片过于出彩而让人们忽略对文字的关注。通常正文内容的文字大小控制在14-18磅比较好,标题的文字大小控制在24-32磅。下面这张就属于字太小,很难让观众一个个去仔细读。并且,显然观众的注意力更愿意放在这张图片而非文字上=)

我个人感觉,将文字段落放置在整个PPT的中间部分(无论是横版中间还是竖版中间)都不是最美观的。放置在“黄金分割点”,也就是通常三分之一的地方,是最好。这跟摄影上的“三分法”是一个原理,具体如下:

以上就是Boy今天的PPT小课堂。是不是学到了很多啊?现在就快乐地去完成领导布置的PPT吧~

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