怪不得别人的PPT那么高大上,原来是经常使用这8个图表技巧!转起

文 | 明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,欢迎关注,一起成为职场精英。

序言

最近在与客户交流的过程中,发现他们在制作PPT时,一些基本的小技巧都不会,完全依赖一些PPT插件,指望这些插件进行美化。

那么,问题来了,这些插件每次给的风格、配色、图片都不一样,这就导致我们的PPT,每次都有不同的风格,展示效果波动很大,而且,即便做了多年的PPT,也还只是小白一枚,图表技巧、配色技巧、素材库还是空空如也。

2018年9月9日,我和200多个小伙伴一起进行”365天刻意训练” 计划,从最近的交付来看,这近一年的刻意训练,取得了满意的效果,PPT制作水平、逻辑思维能力等得到了很大的提升,从而也深深的体会到,学习的最好的方式是转授,转授的过程,是对学习成果的进一步梳理和提炼,并用自己的语言去讲授,应而更容易建立自己的知识体系。

怪不得别人的PPT那么高大上,原来是经常使用这8个图表技巧!转起

为此,我计划分享一个PPT小技巧系列文章,从PPT的方方面面,比如母版、配色、图表、逻辑等进行系统思考、整理和分享。

今天是我的PPT实用小技巧系列第一篇,系列文件不定期更新,关注本号方便获得后续更新。

趋势图优化小技巧

(1)常见问题:

  • 趋势图上的数据太多,重点不突出且影响美观,数据不清晰
  • 静态的趋势图,吸引力不足

(2)小技巧:

  • 按8020原则,我们只显示最重要的2个数据,最最大值和最小值,以凸出重点
  • 对标签数据进行适当美化,以求整个趋势图美观大方
  • 按人类都喜欢”动”的特性,引入动态显示效果

(3)最终效果:

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制作步骤

(1)插入折线图

在PPT中,点插入图表,选择”组合图”,添加3个”带数据标记的折线图”:

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结果:

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(2)编辑数据

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在系列1中,填入”=IF(C2=MAX([系列 2]),C2,NA())”

在系列3中,填入=IF(C3=MIN([系列 2]),C3,NA())

这两列的目的是找到最大、最小值,只要不是最大、最小值的,用”NA()”来填充,这样的目的是,除了最大、最小值两个点外,其他数据在图表上都不显示。

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(3)趋势图钝化处理

钝化的目的是去除尖角,方法点中趋势图,”设置数据系列格式”,”填充与线条”,”线条”,勾选”平滑线”

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(4)添加数据标签

方法点中趋势图,”设置数据系列格式”,”填充与线条”,”标记”,勾选”内置”并设置大小为15。

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(5)制作最大最小值背景图

在PPT的形状中,只有椭圆,没有圆,可以在插入椭圆的过程中,同时按下”Ctrl + Shift”键即可。

方法:”插入”、”形状”、”椭圆”,同时按下”Ctrl + Shift”键,拖动鼠标。

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选中圆形,去掉边框,依次点击”格式”、”形状效果”、”预设”、我们选择”预设3″,效果如下图:

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复制刚制作好的圆形到剪贴板,点趋势图上最大值对于的顶点,然后Ctrl V

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粘贴前:▲

粘贴后:▼

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同样的道理,复制粘贴一个圆形背景在最小值的地方。

(6)添加最大值、最小值数据标签

单独选中最大值的数据点,右键,”添加数据标签”,设置颜色字体、大小等。

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(7)最终效果

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(8)修改图表为动态图表

选中趋势图,”动画”、”擦除”、”效果选项”、”自左侧”,在系列中可以选择”作为一个对象”或”按系列”。

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延伸阅读

PPT的重要性就不赘述了,很多朋友苦于没时间去听线下讲座,因此我分享了一套39节的视频课,用碎片时间每天学习几个小技巧,随着时间的积累,你用PPT就会信手拈来。

在此还是想提醒一下:尽量不要依赖那些插件,那样很难让自己成为真正的PPT高手,平日里,学点小技巧,收集点素材,这才是正道。

39讲PPT系统性培训【入门级】

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